EFQM

Andamos a la greña el tiempo que disponemos y nosotros mismos porque queremos realizar una autoevaluación EFQM en un tiempo record de 3 semanas aprovechando el impulso que nos proporcional Sergio Jiménez que ha venido ha hacer unas prácticas de su Master.

Y esto del EFQM ¿Que es? Pues es una fundación que define una serie de estándares de calidad en la gestión que las empresas, europeas en este caso, debe de cumplir para considerarse excelente.

¿Y nosotros entonces? Pues vamos a medir (autoevaluarnos) en que nivel de esos estándares de calidad en la gestión estamos.

¿Y esto para que nos sirve? Pues yo creo que para dos cosas, por un lado vamos a tener una foto, consensuada de nuestra situación actual que nos va a servir para, si nos autoevaluamos regularmente, ver si avanzamos o retrocedemos y que nos va a servir como parte del análisis interno del próximo plan estratégico. Y por otro nos va permitir dibujar un plan de ruta hacia mayores y mejores niveles de excelencia.

Y estos niveles de excelencia ¿Quien los define?¿Y cuales son? Son una serie de buenas prácticas que las empresas deben cumplir, están definidos por la fundación, de la cual forman parte muchas de las mayores empresas europeas. La fundación da unos premios a las empresas que lleguen a un mínimo en estos estándares de calidad, una especie de certificación, pero nosotros no aspiramos a los mismos de momento.

Las autoevaluación se basa en medir 9 criterios, cada uno de ellos con varios subcriterios, 5 de ellos son agentes facilitadores: Liderazgo, Personas, Políticas y Estrategia, Alianzas y Recursos y Procesos y 4 son Resultados: en las Personas, en los Clientes, en la Sociedad y Resultados Clave.

Cada uno de estos criterios tiene un peso determinado y finalmente se alcanza una puntuación. No obstante lo realmente importante es que a partir de la situación actual y mediante la comparación con las buenas prácticas identificadas se puede trazar una hoja de ruta hacia la excelencia. Cumplirla como siempre es cuestión de recursos, pero vamos a empezar, al menos.

Cobros, cobros, cobros.

Anda la crisis galopante, si, esa que no se sabe si existe o si no, pero que todo el mundo siente en el cogote. Pues digo que anda tras de todo el mundo, dispuesta a fagocitar a aquellas empresas que no sean capaces de resistir sus envites.
Se me antojan varios problemas que todos más o menos vamos a sufrir. El primero y probablemente más acuciante va a ser el problema de tesorería. El alto endeudamiento de muchos, empresas y particulares, nos va a hacer sufrir sobremanera a todos. No hace falta ser un genio para anticipar que todo el mundo va a hacer lo posible, lo está haciendo ya, no ya para dejar de pagar, que no quisiera decir yo que todo el mundo es moroso, sino para retrasar lo más posible los pagos.
Escudándose en presuntos defectos de forma, fechas de pagos, faltas de autorizaciones, y en nuestro negocio, en un error de un reporte o la discusión del menor de los requisitos, nos encontramos al departamento de administración en una constante pelea por anticipar lo más posible los cobro, reducir nuestra cuenta de clientes y evitar tener que buscar financiación ajena.
Por nuestro negocio de servicios, donde los salarios son la mayor parte del pastel de gastos y por tanto pagados a una media de 15 días, y donde nuestros clientes nos exigen cada vez mejores condiciones de pago, nos encontramos con un serio problema delante de nosotros.
Antes ya de la crisis teníamos como objetivo estratégico la reducción del periodo medio de cobro, ya que es un lastre que nos impide crecer y es que con periodo medio de cobro de cerca de 180 días, una empresa tiene invertida la mitad de sus facturación anual financiando a sus clientes, y esta inversión ha de ser compensada por la financiación correspondiente.
Para hacernos una idea de la gravedad del asunto. Si facturáramos, es un ejemplo. 4.000.000 € al año con un periodo medio de cobro de 180 días (6 meses, que aunque parezca una barbaridad, se puede dar) tendríamos 2.000.000 € en la cuenta de clientes, es decir facturado y sin cobrar, por supuesto en gran medida de trabajos realizados y pagados, lo que significa que hemos de financiarnos por valor de 2.000.000 €, alguien o algo ha de poner al menos este dinero para seguir funcionando.
Como esto es complicado, una solución factible es reducir eso 180 días, cuanto más mejor, hasta el punto de que si pudiéramos cobrar antes de empezar los trabajos, como hace Carrefour, tendríamos financiación gratuita de nuestros clientes, con lo que esos supone de ahorro de costes financieros y de mejora en la tesorería.
Y ¿Que podemos hacer cada uno de nosotros? Pues para empezar concienciarnos de la importancia de este asunto y luego pues depende de la función de cada uno, pero se me ocurren cosas como:
- Mejorar las ofertas, anticipando lo más posible los plazos de cobro y realizando lo hitos necesarios para que el proyecto fluya y no haya que esperar hasta el final para cobrarlo.
- Realizar una toma de requisitos adecuada que no deje cabos sueltos a los que pueda agarrarse el cliente.
- Mejorar el reporte y los partes de horas y gastos, para que no sirvan de escusas.
- Obsesionarse por acabar proyectos, no por empezar, cuando menos dure un proyecto en tiempo (independientemente del trabajo realizado) mejor para la tesorería. Cerrar, cerrar, cerrar.
- Conseguir los documentos de aceptación de hitos o final para tener soporte documental a la hora de emitir la factura.
- Facturar lo antes posible ya que este el momento en que empiezan a correr los n días del periodo de cobro.
- Armarse de paciencia y valor para gestionar lo cobros de la forma más adecuada posible.
Como se puede observar, todos tenemos capacidad de aportar nuestro granito de arena para ayudar a superar este problema